青猫文具箱

本と文房具を愛でる日々。

オススメのビジネス書まとめ:事務効率系(デスクワーク術、メモ術、整理術)編。

ビジネス書って何冊読んでも身に付かない感、ありますよね?自分も結構そうで、正直ビジネス書オタクになってた時期がありました。ビジネス書を読んで仕事改善・キャリアアップを図るのが目的だったはずが、そうではない。

「キャリアポルノは人生の無駄だ」(作者:谷本真由美)にハッとした人、きっと多いんじゃないかな。

キャリアポルノは人生の無駄だ

キャリアポルノは人生の無駄だ

 

 

で、自分もある時ハッと気がつき、以来「このビジネス書は自分の何に活かせるのか?」と一歩深く踏み込んで購入し読書するように。

なかなか実践できてるというわけではないですが、読むだけ、が読んだものは実践してみる、逆に実践できそうにないなら読むのもやめる、スタンスが出来つつあるように感じます。

 

そんな中、読んで実践して、その効果に即効性を感じるので継続しやすいな、と感じるのが事務効率化系の本。日々の業務に直結する、デスクワーク術やメモ術、整理術などなど。特に新卒の新人さんや入社して3年も経たない人なら、気づきやすぐに取り入れられるノウハウ、スキルは多いと思います。すでにその年数を超えている自分も「スキルの錆び落とし」的に年何度か読み返す、事務効率化系のビジネス書が幾つかあります。

 

その中からピックアップした「再読する事務効率系ビジネス書まとめ」ですー!

 

もっと仕事をラクにしたい人のための 最強のデスクワーク術(作者: オダギリ展子)

あなたの日常から業務の「無駄時間」を省いてくれるデスクワーク術。

もっと仕事をラクにしたい人のための 最強のデスクワーク術 (PHPビジネス新書)

もっと仕事をラクにしたい人のための 最強のデスクワーク術 (PHPビジネス新書)

 

仕事効率化の本は数多あれど、「事務作業」効率化の本て思うほどないですよねーと、この本を読んで気づいた。「ミスを未然に防ぐことが、そのミスをフォローするための無駄な時間を発生させない」をスタート地点とするデスクワーク術。

FAXの送信や郵便物の受け取り、コピーの取り方など、デスクワーカーなら知って損はない74の提案。日常の中で、不便不満やチョットしたミスに出くわしつつも改善までには至らなかった数多の事務作業について、無駄時間を省くにはこうしましょう、と示される提案がどれもチョットした工夫なのに、確かに効果的です。

1枚ペラ資料を紛失しない方法とか、ホチキス止め複数の大量コピー方法とか「言われれば確かに!」と、コロンブスの卵感がすごい。回覧物チェック欄や電話メモは、まさしく最近職場のバイトの子が悩んでいたので、教えてあげて喜ばれました。

日々のデスクワークをちょっと快適にしたいあなたへ。

 

自衛隊に学ぶメモ術(作者: 松尾喬)

メモ取り下手さん必見、明日から使える自衛隊式メモ術。

自衛隊に学ぶメモ術 マイナビ新書

自衛隊に学ぶメモ術 マイナビ新書

 

議事録を起こそうとメモを読み返したら、何が結論か頭を抱えたことはありますか?板書を必死に写していたら、先生の話を聞き逃した経験は?そんな、メモが早く取れない、正確に取れないという全ての人に贈る、即効性高めな自衛隊式メモ術の本です。

有事の瀬戸際で正確で迅速な判断が求められる自衛隊だからこその「正・早・安・楽」(=正:ミスの最小化、早:スピードアップ、安:安心とコストダウン、楽:もっと楽に出来ないか)なメモ術+α。実例がセットで覚えやすく、文中の自衛隊のエピソードも興味深いです。

「情報が生命線」な現場で培われた、記号や数字、HND法(母音を抜いた表記法。例:HaNeDa(羽田)=HND)を駆使し、短く正確にメモする技術は、普通の企業でも新人さんには即効性高め、ベテランも目から鱗があるかと思います。「2014年12月7日日曜=141207 SU」の日時表記とか、当たり前なのにやってなかったです、自分。

 

小さなひらめきが成果に変わる A4マイ日報で「勝ちパターン」仕事術(作者: 中司祉岐)

温故知新とはまさにこのこと!日報PDCA回しで勝ちパターンを知る。 

小さなひらめきが成果に変わる A4マイ日報で「勝ちパターン」仕事術

小さなひらめきが成果に変わる A4マイ日報で「勝ちパターン」仕事術

 

この本を読んで初めて気がついたんですが、本来学級日誌や業務日誌って、PDCAサイクルを回すために存在してたんですね。

日誌や日報って、正直ほとんどの人にとって「書くことが目的」な面倒くさいもの。マイ日報では「書くという手段」で、1.始業時に予定表を作り、2.終業時に振り返り、3.翌日を改善していく、という見事なまでのPDCAサイクルを実現してます。

一時ライフログが流行りましたが、日報はその先鞭なわけですね。上司や先生に見せるものじゃなく、自分を振り返るもの。自分がその作業にどれだけかかるか仮説を立て、実践し、仮説を検証する。自分の行動をログ(記録)することで、現時点の自分の「身の丈」を知り、今後の勝ちパターン、戦い方を見つける訳です。

本書では、日報の有用性から始まり、日報の書き方、書くタイミング、振り返り方など丁寧に書かれていて、マイ日報体験談も多いのでモチベーションが上がります。

 

テンプレート仕事術―日常業務の75%を自動化する(作者: 信太明)

ゼロから始めない、のが最大の業務効率化であるという答え。

テンプレート仕事術―日常業務の75%を自動化する

テンプレート仕事術―日常業務の75%を自動化する

 

「繰り返し」作業を定例・自動化することで効率化を図り、付加価値業務に残りの時間と能力を最大限投資して生産性を上げる。考え方自体は新しくないですが、その有用性を管理者側から説くのがちょっと新鮮です。テンプレート=具体的にはフォーマットやリスト、マニュアル群の有用性と作り方と活用法。

ビジネス文書やメールの定型化は自分でもしてますが、営業のアポ取りや商談のTIPSをテンプレ化して職場内共有する考え方はなかったなー。ゼロからやるのと、先人の知恵に従って前例踏襲でやるのでは仕事の「始めやすさ」と「進めやすさ」が違うのは当たり前です、が、あえてライバル(同僚)に塩を送る的なことをする人はいない訳で、こういう「共有知」づくりは管理側発案ならではだなと。あ、著者の職業柄、本書は営業関係のテンプレ活用例が豊富です。

あと地味に、文中のWinショートカット一覧(これも一種のテンプレ)がとっても便利。

 

メールはすぐに返信するな。(作者: 若林雅樹)

3年目の部下が身に付いていたら「こいつ…デキル!」と思う仕事効率化スキル。 

メールはすぐに返信するな。 (中経出版)

メールはすぐに返信するな。 (中経出版)

 

逆に言えば、5年目の部下がここら辺でもたつくと、ちょっと不安になる仕事効率化ノウハウの本。メールの仕分け、文書整理、会議の下準備と後処理等々。網羅的なので、中堅ベテランも錆び落とし的な"スキル"の見直しチェックリストに使うのに良いと思います。

私的に本書でクリアになった気がするのは、仕事の優先順位マトリクス「重要度×緊急度」で、重要度をさらに因数分解すると「影響度×影響範囲」又は「ボトルネック」である、という部分。他人依存度、将来影響度の高い仕事を優先せよ、という意味ですが、焦るとしばし順位が狂うので気をつけないと、と再確認。

また、付加価値を生む「稼働時間」以外は圧縮せよ=メールを返信して仕事をしたと思うな、あたりは自戒として付箋にしてPCに貼ろうと思います。たまに手段の目的化するのですよ、メール。

いずれか一冊で大体カバーされてるかなーと思われるので両冊買う必要はないかも。下の方が安価でざっくりしたまとめです。上の方が各項目、価格分丁寧。 

ビジネスパーソンのための無敵の整理術(作者: ビジネス集団エグゼ)

地味に良書。

ビジネスパーソンのための無敵の整理術 (impress QuickBooks)

ビジネスパーソンのための無敵の整理術 (impress QuickBooks)

 

はっとする系ビジネス書ではないけれど、思い出させる系マニュアル書?価格相応以上には価値、あると思います。

そういえば最近出来てなかったな、とか、あ、無意識でやってたこのフローはこうすれば良いのか、と確認するのに最適です。地味に良書。1年に1回読み返すと、忘れていたことが振り返れて良いかも。

個人的には「メールの整理」「簡単な時間割を前日に作る」「チェックリストで定期点検」あたりが、意外と効率化されてなかったので要見直し項目でした。

 

関連記事